本辦法依桃園市住宅及都市更新中心設置自治條例（以下簡稱本自治條例）第三十四條第四項規定訂定之。

本辦法用詞定義如下：
一、採購：包括工程之定作、財物之買受、定製、承租及勞務之委任或僱傭等。
二、工程：指在地面上下新建、增建、改建、修建、拆除構造物與其所屬設備及改變自然環境之行為，包括建築、土木、空調、電氣等。
三、財物：指各種物品、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利等。
四、勞務：指專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力等。
採購兼有工程、財物、勞務二種以上性質，難以認定其歸屬者，按其性質所占預算金額比率最高者歸屬之。

本中心辦理採購作業之單位及職掌定義如下：
一、請購單位：指有採購需求或使用需求，並提出採購案件之申請、詢價及訂定採購需求規範、訂約、履約管理及驗收之單位。
二、採購單位：指負責辦理採購程序之開標、比價、議價、決標、協助驗收，以及協助採購品項異常處理等作業之單位。但請購金額新臺幣(下同)十五萬元以下之小額採購案件，得由請購單位辦理。
三、權責主管：依附表一「採(請)購之核決及權責劃分表」辦理。
四、監辦（驗）單位：為本中心行政組財會人員及內部稽核單位，或執行長(或其授權人員)指定之人員，負責實地監視或書面審核辦理開標、比價、議價、決標及驗收是否符合本辦法規定之程序。
五、會辦單位：指會同辦理採購及驗收之單位。
六、協驗單位：指協助辦理驗收之單位，得為規劃設計、監造、職業安全、環保、品質檢測、採購單位或具專業知識者。
前項第六款之協驗單位為本中心人員，另得委外聘請具專業知識人員協助驗收作業。

本中心辦理財物、勞務及工程採購達採最有利標者，或經權責主管指示之請購案，應組成採購評選委員會。其成立時間視請購案性質決定，得於公告招標前或評選當日成立。
採購評選委員會應依下列規定辦理：
一、置委員五人以上，由權責主管指派本中心內部具有與採購案相關專門知識之人員兼任之。並得視個案需要，邀請外部有關人員或學者、專家提供諮詢意見。
二、前款人員、列席人員及工作人員屬本中心內部人員者為無給職；邀請外部有關人員或學者、專家得依規定支付評選委員會相關費用。
三、外部有關人員或學者、專家出席得依下列標準支給費用：
(一)交通費：由遠地前往者（三十公里以外），得參照本中心員工國內出差旅費報支要點規定，覈實支給交通費。
(二)出席費：
   1.每次會議二千五百元。惟資格審查合格之投標廠商家數達四家以上，每增加一家出席費得增加五百元，惟最高不超過五千元。
   2.公告招標前之會議，每次出席會議二千五百元。
四、採購評選委員會議，應有委員總額二分之一以上出席，其決議應經出席委員過半數同意。
五、委員對於所知悉之招標資訊，除供公務上使用或法令另有規定外，應保守秘密，對於利益迴避參考政府採購法之相關規定。
六、採購評選委員會審議事項：
  (一)訂定或審定招標文件之評選項目、評選標準及評定方式。
  (二)辦理廠商評選。
  (三)協助本中心解釋與評選標準、評選過程或評選結果有關之事項。
七、前款第一目之評選項目、評選標準及評定方式有前例或條件簡單者，得由本中心自行訂定或審定。
八、採購評選委員會審議規則如下：
  (一)委員應公正辦理評選。評選及出席會議，應親自為之，不得代理，且應參與評分（比）。
  (二)不同委員之評選結果有明顯差異時，召集人應提交採購評選委員會議決或依採購評選委員決議辦理複評。複評結果仍有明顯差異時，由採購評選委員會決議之。
  (三)採購評選委員會依前項規定，得作成下列議決或決議：
   1.維持原評選結果。
   2.除去個別委員評選結果，重計評選結果。
   3.廢棄原評選結果，重行提出評選結果。
   4.無法評定最有利標。
九、有下列情形者，得免成立採購評選委員會：
  (一) 符合緊急採購規定，由採購單位逕行辦理採購作業。
  (二) 經檢討採續約辦理者。
  (三) 年度例行事務性服務、維護、租賃、物料及保險等。
  (四) 採購案採最低標決標，且經執行長或其授權人員核准者。
十、投標文件內容眾多或涉及專門知識，且屬本中心為處理與業務有關之重要文件資料，經本中心認定於評選前確有實質書面審查之必要者，報經副執行長核准，得要求外部有關人員或學者、專家於召開評選委員會議前提供書面意見，並支給審查費，依投標廠商之投標文件按件計酬，每件不得超過一千元，每案至多以三千元為上限。

採購單位應注意以下事項： 
一、協助請購單位之需求及採購方式，提供適法性之採購建議。
二、採購經辦人員辦理詢價、比價、議價作業前，應確認廠商報價內容是否符合請購條件，以品質符合要求且最佳者為優先採購對象，並將結果送請核決權責主管核定採購價格及供應廠商。
三、採購金額逾新台幣三十萬元者，應另訂定契約規範。
四、本中心辦理採購之文件，除依會計法或其他法律規定保存者外，應另備具一份，保存於本中心指定之場所。
五、配合內部之稽核。
六、承辦採購人員不得為驗收主驗人員。
七、採購人員每四年應進行職務輪調，並不得兼任不相容職務，例如請購、編製傳票及付款等。

請購作業程序如下：
一、採購案件應由請購單位填具簽陳或請購表單，經會簽相關單位及行政組財會人員審查，陳權責主管核定後，送交採購單位辦理。
二、提出預算分析說明。
三、依採購需求，列出名稱、規格、數量，並註明付款方式、查驗及驗收方式、履約期限、保固年限及相關罰則。
四、經常性需求項目宜簽定年度供應契約，由請購單位以書面方式提出申請，經權責主管核定後，送採購單位辦理採購訂約，其請購單位得為驗收單位。
五、請購異動注意事項如下：
  (一) 請購案完成訂購前：
請購案內容經核定後，如須修改規格、數量、金額等項時，請購單位應按原請購方式，註明原由、更改內容等，依請購案簽、會核程序，經請購權責主管核定後，送交採購單位辦理。
  (二) 請購案完成訂購後：
    1、訂購後如須辦理規格、數量、金額、交貨期、會計科目等項目異動時，請購單位應先協調採購單位確定可行後，以書面方式陳報核定後辦理。
    2、涉及加減帳者，如有調整項目，且無原訂購單價可循時，應依議價規定程序辦理議價，加減帳結果應作成紀錄，併原案作為訂購異動之依據。
    3、未經完成請購異動及其訂購程序者，不得辦理驗收作業。

本中心辦理開標時由採購單位及請購單位依採購規範對投標廠商資格、規格及價格進行審查，於審查通過後依招標文件續為辦理評選或決標。
於辦理開標、比價、議價前，由採購單位簽請執行長或其授權人員指派主持人，開標時並由請購單位承辦人或主管與會。

本中心開標時，採購單位及請購單位應依公開資訊採購條件對投標廠商資格及規格進行文件審查。文件審查通過後，依招標文件規定續辦理評選或決標等作業。
開標、議價、比價、決標會議前，由採購單位簽請權責主管或其授權人員指派主持人，並邀集請購單位及監辦人員與會。前項請購單位出席人員為請購單位主管、承辦人員或請購單位主管指派之人員。

本中心辦理公開招標採購之決標，應依下列原則之一辦理，並應載明於招標文件：
一、訂有底價之採購，以合於招標文件規定，且在底價以內之最低標為得標廠商。
二、未訂底價之採購，以合於招標文件規定，標價合理，且在預算金額以內之最低標為得標廠商。
三、以合於招標文件規定之最有利標，標價合理，且在預算數額內為得標廠商。
四、採用複數決標之方式，中心得於招標文件中公告保留之採購項目或數量選擇之組合權利，但應合於最低價格或最有利標之競標精神。
決標時得不通知投標廠商到場，其結果應刊登本中心官網。

最有利標之決標，得採下列原則之一辦理：
一、未訂底價者，其標價合理，且在預算數額內，經評定最有利標後即予決標。
二、訂有底價者，評選出優勝廠商，辦理議價後決標。
三、訂有固定價格或費率者，經評定最有利標後即予決標。
四、其他依招標文件內容方式決標。
依第一項第一款原則決標者，不得於評定最有利標後再洽該廠商議價。如有洽減價之必要，應於招標文件中納入協商措施，於評選階段就價格進行協商。
依第一項第二款原則決標者，得先議定價格以外之條件，內容不得更改原招標文件之規定，或降低廠商投標文件所承諾之內容，再參考廠商之報價訂定底價或建議金額，議定價格後決標。

採公開招標採購案件，符合下列情形之一者，經報執行長或其授權人員核准，得不經公告程序，邀請二家以上廠商比價或僅邀請一家廠商議價：
一、經公開招標辦理，無廠商投標或無合格標，且以原定招標內容及條件未經重大改變者。
二、屬專屬權利、獨家製造或供應、藝術品、秘密諮詢，無其他合適之替代標的者。
三、遇有不可預見之緊急事故，致無法以公開招標程序適時辦理，且確有必要者。
四、原有採購之後續維修、維護、零配件供應、更換或擴充，因相容或互通性之需要，必須向原供應廠商採購者。
五、屬原型或首次製造、供應之標的，以研究發展、實驗或開發性質辦理者。
六、在原招標目的範圍內，因未能預見之情形，必須追加契約以外之工程，如另行招標，確有產生重大不便及技術或經濟上困難之虞，非洽原訂約廠商辦理，不能達契約之目的，且未逾原主契約金額百分之五十者。
七、原有採購之後續擴充，且已於原招標公告及招標文件敘明擴充之期間、金額或數量者。
八、在集中交易或公開競價市場採購財物。
九、委託專業服務、技術服務、資訊服務或社會福利服務，經公開客觀評選為優勝者。
十、辦理設計競賽，經公開客觀評選為優勝者。
十一、因業務需要，指定地區採購房地產，經依所需條件公開徵求勘選認定適合需要者。
十二、購買身心障礙、原住民或受刑人個人、身心障礙福利機構或團體、政府立案之原住民團體、監獄工廠、慈善機構及庇護工場所提供之非營利產品或勞務。
十三、委託在專業領域具領先地位之自然人或經公告審查優勝之學術或非營利機構進行科技、技術引進、行政或學術研究發展。
十四、邀請或委託具專業素養、特質或經公告審查優勝之文化、藝術專業人士、機構或團體表演或參與文藝活動或提供文化創意服務。
十五、法令規定須向特定廠商採購者。
十六、採購性質特殊經敘明理由或具時效性者。
前項採購案件之請購、採購、驗收權責劃分，準用附表一辦理。

廠商應依契約或相關約定，於完成部分或全部履約事項後，通知本中心辦理驗收作業，並得辦理部分驗收。
採購案件辦理驗收前，由請購單位完成履約項目檢查：
一、財物採購：請購單位應將所購置之財物依採購單、契約、報價單或其他文件所列之品名、料號、數量、廠商、規格查點無誤後，再報請驗收。
二、勞務採購：廠商完成履約後，由請購單位依契約、規格需求進行檢查後再報請驗收，並將檢查資料送交驗收單位辦理。
三、工程採購：於廠商通知竣工後，由請購單位或委請專業技術人員辦理竣工查驗，再報請驗收，並將檢查資料、竣工圖等相關文件送交驗收單位辦理。

工程或財物採購案件，有下列情形者之一者，得由請購單位備具書面憑證採書面驗收，免辦理現場查驗：
一、公用事業依一定費率所供應之財物。
二、即買即用或自供應至使用之期間甚為短暫，現場查驗有困難者。
三、經政府機關或公正第三人查驗，並有相關品質或數量之證明文書者。
四、十五萬元(含)以下之採購。
勞務驗收，得以書面或召開審查會方式辦理；其書面驗收文件或審查會紀錄，得視為驗收紀錄。